Nguyên tắc chung: Thay đổi thông tin thay vì cấp mới
Theo Công văn số 328/CTSBMTT-CTS ngày 18/6/2025 của Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin - Ban Cơ yếu Chính phủ, các cá nhân, tổ chức đã có chứng thư chữ ký số khi sắp xếp tổ chức bộ máy sẽ thực hiện quy trình thay đổi nội dung thông tin chứng thư chữ ký số theo Mẫu số 04 tại Nghị định số 68/2024/NĐ-CP, không thực hiện quy trình cấp mới.
Các trường hợp cần thay đổi thông tin cụ thể như sau:
- Trường hợp 1: Đơn vị được sắp xếp từ các phường, xã thuộc từ 02 quận, huyện, thị xã trở lên và có tên gọi mới (áp dụng cho các phường, xã như: Hai Bà Trưng, Hồng Hà, Thanh Xuân, Cầu Giấy, Tây Hồ, Từ Liêm, Hà Đông, Chương Mỹ, Đoài Phương...): UBND quận, huyện, thị xã (tại Phụ lục 1 đính kèm) chủ trì lựa chọn một chứng thư chữ ký số của phường, xã được sáp nhập để thay đổi thông tin.
- Trường hợp 2: Đơn vị được sắp xếp từ các phường, xã trong cùng một quận, huyện, thị xã: UBND quận, huyện, thị xã lựa chọn một chứng thư chữ ký số của 01 phường, xã được sắp xếp để thay đổi thông tin.
- Trường hợp 3: Đơn vị mới được sắp xếp từ nhiều phường, xã và giữ nguyên tên của một phường, xã (như: Vĩnh Tuy, Cửa Nam, Kim Liên, Đông Ngạc, Long Biên, Phú Lương, Chuyên Mỹ, Phú Nghĩa, Hát Môn...): UBND quận, huyện, thị xã sử dụng chứng thư chữ ký số của phường, xã được giữ nguyên tên để thay đổi nội dung thông tin.
Các đơn vị thực hiện thủ tục Thay đổi nội dung thông tin chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ tại địa chỉ: https://dichvucong.ca.gov.vn/
Thu hồi chứng thư chữ ký số
UBND phường, xã sau sắp xếp thực hiện thu hồi chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ và thiết bị lưu khóa bí mật (USB Token) theo quy định tại Điều 19, Điều 20 Nghị định số 68/2024/NĐ-CP.
Quản lý chứng thư chữ ký số cá nhân
Đối với chứng thư chữ ký số của cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý, UBND phường, xã sau sắp xếp thực hiện thủ tục thay đổi nội dung thông tin hoặc thu hồi thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ theo quy định.
Về thời gian thực hiện
Để đảm bảo công tác quản lý nhà nước được liền mạch và nhất quán, UBND quận, huyện cần thực hiện thay đổi thông tin theo hướng dẫn tại Công văn số 2239/SKHCN-CĐS và các Phụ lục đính kèm trước ngày 01/7/2025. Hệ thống đăng ký, quản lý yêu cầu chứng thực chữ ký số sẽ trả kết quả qua địa chỉ thư công vụ đầu mối gửi hồ sơ của cơ quan, đơn vị.
Việc triển khai hướng dẫn này nhằm đảm bảo duy trì tính liên tục trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước tại thành phố Hà Nội.
Trong quá trình thực hiện, các cơ quan nếu có vướng mắc, khó khăn, đơn vị có thể liên hệ Phòng Chuyển đổi số, Sở Khoa học và Công nghệ qua số điện thoại 024.33553188 hoặc thư công vụ cks_sokhcn@hanoi.gov.vn để được hỗ trợ giải đáp.